書類の確認不足！対策はどうしていますか？
どんなに気を付けていても、仕事でミスをすることはあります。ミスが発覚した時の心臓がキュッと上がってくる感じ。冷や汗がﾀﾗｰっと流れ出して、どう対処するのがベストか、脳がフル回転で思考します。
人間は必ずミスを起こします。ヒューマンエラーの事例を検索するといろいろ出てきますよね。
ミスを繰り返すと職場での信頼が落ちてしまいます。
複雑な事象でのミスは仕方ないとして、自分の確認不足など、ケアレスミスは無くしたいですよね。
様々な種類のミスがありますが、今回は書類の確認不足による、ミスゼロを目指す取り組みを紹介します。
私がミスゼロを目指したきっかけ
提出前に、ちょっと確認すれば気が付くような書類の間違いに気が付かず、取引先の指摘で間違いが発覚しました。
なんでこんな簡単な間違いに気が付かなかったのか、自分でも驚きました。
振り返ると、日頃から細かなミスが多々ありました。今までは、その場しのぎの対策で事なきを得ていました。
しかし今回、「これはいかん！」と心が叫びました。ミスばっかりで恥ずかしいと。
作業① 仕事でミスする原因を特定する
思い立った私は、ミスする原因を特定することにしました。
今まで起こったミスを思い起こし、Wordでまとめ、共通点を探ったのです。
・いろいろな作業を少しずつ行っていた
・作業手順をしっかり確認せず、頭の中だけで処理していた
私のミスには、このような共通点がありました。では、次に実際に行っている対策を紹介します。
対策① ひとつの作業に集中する！
私は、複数の作業を少しづつ進めるような形で仕事を行っていました。
例えば、ある書類を作成している最中に、メールで問い合わせがあれば、作業を止めて関連部署へ確認、回答を待っている間にまた別の作業を行ったり。
なんとなくイメージは湧きましたでしょうか。
私の集中力はいろいろなところへ分散しており、最終的には書類の確認をせずに提出することがありました。
ひとつの作業に集中するため、メール通知をオフにしました。メールは空いてる時間に返信すればいいのです。
電話での問い合わせに居留守を使う訳にはいきませんので、メモに残して作業が終わってから取り掛かるようにしてました。
緊急の案件の場合、どこまで作業したかを付箋に書き残しました。
嬉しいことに、複数の作業を辞めたら、作業効率がアップしました。
複数の作業を同時に行うことで、ひとつひとつの作業の効率が落ちていたんですね。
対策② チェックシートを作成して確認しながら作業
仕事に慣れてくると、確認作業をせずに処理してしまいがちです。
自分の記憶や経験を頼りに作業をすることは危険です。記憶違いや集中力が途切れた時にミスは発生します。
それを防止するため、チェックシートを活用します。チェックシートで要点を確認しながら書類を作成することで確認漏れを防ぐことができます。
ただし、チェックポイントを多くしすぎると、作業が滞ります。重要なポイントを見極めることが大切です。
また、チェックシートは日々ブラッシュアップしていくことも重要です。
足りない部分を追記し、無駄な作業をそぎ落として、最高のチェックシートを作りましょう。
さいごに
今回は書類の確認不足によるミスを無くす方法を紹介しました。
これは一例で、あなたに合った方法があると思います。
ミスは必ず起こります。ミスをゼロにすることは難しいかもしれませんが、少なくすることはできます。
もし、ミスが起こったら落ち込まず、どうすればミスが無くなるかを考えるといいと思います。
私はミスを連発した時、こちらの書籍を読みました。
ミスが起こる脳の習慣について優しく解説してくれています。
参考にいかがでしょうか。
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最後までお読みいただきありがとうございました。
